Den 25. maj 2018 træder der en ny persondatalov i kraft, som vi tidligere har skrevet om her og her. Da den nye persondataforordning også kommer til at ramme frivillige foreninger, kan der hurtigt opstå optakt til panik – men frygt ikke! Vi har hos MinForening lavet en Q&A omhandlende de mest grundliggende spørgsmål indenfor persondataloven, så i kan få styr på hvad den der persondata egentlig går ud på.
1. Hvad er persondataloven?
Persondataloven handler om, hvordan og hvornår personoplysninger kan og må behandles – dette kan eksempelvis være når i lagrer jeres medlemmer og frivilliges navne, adresser, alder osv. på en computer eller har oplysningerne liggende i en mappe på et kontor.
2. Hvad er persondata?
Persondata er alle slags oplysninger der vedrører et medlems private og professionelle liv. Dette omhandler alt lige fra hårfarve, vægt, alder, livret og musiksmag til familieforhold, straffeattest, økonomiske forhold, socialt netværk og gæld.
3. Hvad er følsomme oplysninger?
Hvordan jeres forening skal behandle jeres medlemmers personoplysninger, afhænger af oplysningstypen. Jo mere fortrolig en oplysning der er tale om, jo strengere er kravene derfor også til, hvordan i skal håndtere den.
4. Hvad må i bruge persondata til?
De indsamlede persondataoplysninger må kun anvendes i overensstemmelse med det formål, de er samlede ind for. Ønsker i at videregive eller lave en offentlig oversigt over jeres medlemmers oplysninger, skal i have samtykke fra hvert enkelt medlem. Samtidig må i ikke sende markedsføringsmaterialer fra f.eks. en samarbejdspartner til jeres medlemmer, uden de har sagt ja tak til den slags materiale.
5. Hvordan skal i opbevare persondataoplysninger?
Personoplysningerne skal opbevares forsvarligt, så det ikke er muligt for andre at få fat i dem. I den forbindelse er det vigtigt at overveje, hvor åbne de IT-programmer i anvender til lagring er. Oplysningerne må f.eks. ikke kunne findes ved en hurtig google søgning. Derudover skal i huske at de fysiske oplysninger i et kartotek, mappe og lignende skal opbevares i et aflåst skab eller tilsvarende. Samtidig skal i huske på, at i kun må opbevare personoplysninger så længe, der er et klart formål med det. Har medlemmet f.eks. meldt sig ud, skal persondataene i har om vedkommende slettes.
Persondatapolitik skabelon
Vi har i MinForening lavet en skabelon, hvor du udfylder forskellige elementer, og tilrettelægger den til din forening, så der er styr på den dokumentation, som Datatilsynet eftersøger, hvis de engang besøger din forening.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, så får du denne skabelon, som hjælper dig, din forening og dine medlemmer.
