Foreningsliv er fritidsliv, så der skal ikke være for meget pres på. Men går du i en forening, hvor stemningen er for at planlægge mange events året rundt, så skemaet nærmest er fyldt helt ud, kan du som koordinator for eventsene godt ende med at tabe pusten. Her får du råd til hvordan du planlægger events i sidste øjeblik.

Hvis du først har fået rytme på den hyppige planlægning af events, rammer det dig måske ikke så hårdt at skulle stå for endnu et. Men hvis eventet kommer ud af det blå, altså at du pludselig bliver pålagt at få en fest eller et sportsstævne op at stå, kan du godt blive trukket ud af din komfortzone. Her får du 5 gode råd til at hjælpe dig igennem den sene planlægning.

1. Lav eventskabeloner

Allerførst kan du komme smerterne i forkøbet ved simpelthen at lave skabeloner for, hvad der skal bruges til et bestemt event af frivillige, plads, interiør mv., hvor det hele skal komme fra, hvor det hele skal hen, og hvornår de enkelte mål i planlægningen skal være nået.

Simpelthen ved at have en eventskabelon klar, hvis indhold I har snakket igennem og er indforståede med i din forening, kan du lette planlægningen af de fleste events betydeligt.

Hvis du kommer ud for at skulle planlægge et event, hvis lige du aldrig har haft at gøre med før, så sørg for at afsætte tid ved siden af planlægningen til at notere ned, hvad du har erfaret, der skulle være styr på, så du har noget til en ny eventskabelon, der så kan gøre gavn i fremtiden.

2. Én med overblik, alle med indsigt

Andet råd er todelt: Du skal være involveret i hele planlægningen, og de forskellige teams, der står med hver deres ansvarsområde, skal internt i deres team have fuldt ud styr på arbejdsgangen.

Pointen er, at foreningen har dig til overblik, så du kan dykke ned i lige netop dén problematik, et team står med, og hjælpe teamet ved at trække på dit kendskab til, hvad andre teams laver. Det suppleres så med, at der ikke er tvivl om, hvem i foreningen hører til hvilket team, og hvad deres mål og delmål er under planlægning og afvikling af eventet.

3. Stir dig ikke blind på sted

Hvis du står og skal planlægge et event i sidste øjeblik, kan du godt komme ud for problemer med at få booket de rette lokaler. Hvis du tidligere har brugt for eksempel første sal i et værtshus eller et tomt undervisningsrum på et universitet, hvor du var ude at booke rummet i god tid, står du måske over for, at rummet denne gang er booket til anden side. For den slags går hurtigt.

Lad det derfor ikke slå dig ud, at du står uden adgang til de lokaler, du føler dig tryg ved. Find bare et lokale for eventet, der møder de minimumskrav i forhold til plads og faciliteter, eventet dikterer. Det bliver måske ikke det lækreste sted for eventet, men det må gå, og så kan du i stedet for at stresse over sted fokusere din energi på, at eventet i sig selv bliver godt.

4. Slå fast, hvad der er realistisk

Lidt i tråd med forrige råd skal du gøre op med dig selv, hvad der er realistisk. I den perfekte verden eksisterer pludselige deadlines ikke. Eller måske gør de for nogle, sådan er vi så forskellige. Men når du har ultrakort tid til at planlægge dit event, bliver det ikke kunst. Det skal bare være færdigt til tiden og møde de mindstemål, deltagernes forventninger har sat. Skal du til et karatestævne, forventer du at se i hvert fald lidt karate. Det behøver ikke være stilarter på stribe.

Måske når du i din puslen med realisme frem til, at eventet reelt ikke kan lade sig gøre. Svømning er for eksempel svært uden en svømmehal. I så fald skal du lade være med at planlægge videre og koncentrere dig om andre ting, selvfølgelig efter at alle i foreningen er indforståede med, at eventet ikke bliver til noget alligevel. Ikke i denne omgang i hvert fald.

5. Engagér deltagerne op til og under eventet

Når tiden dårligt nok er der, er hænderne der sjældent heller. Ved planlægning og afvikling af events med korte deadlines kommer du for alvor ud for, at foreningens medlemmer har lagt andre planer og ikke kan afsætte tiden til at sætte sig ned og få styr på et event.

Afhængig af eventets art er der heldigvis en løsning: Engagér de folk, der har planer om at deltage i eventet. Det kan for eksempel være på sociale medier, hvor du ved at fortælle om eventet i posts kan skubbe deltagerne i gang med at snakke om eventet og promovere det. På den måde får de ansvarlige for promovering færre opgaver mellem hænderne og kan hjælpe til andre steder.

Under selve eventet giver det også mening at tænke deltagerne ind i underholdningen. Mangler du det fede indslag oppe på scenen, der trækker al opmærksomhed til sig, så prøv at tilrettelægge programmet, så deltagerne bliver sat over for hinanden, skal snakke med hinanden og være fælles om en opgave, en leg eller lignende.