Du blev ikke aktiv i en forening for at lave en masse papirarbejde. Du blev det nok for at dyrke en interesse, du brænder for, eller for at have noget socialt med andre. Men ak, sidder du med bestyrelsesarbejde, som kasserer, eller behandler du medlemsoplysninger, er det at oprette og kategorisere dokumenter også en del af dit foreningsarbejde. Afhængigt af foreningens størrelse, hvor bredt den favner, og hvor mange projekter den har kørende, følger store som små, vigtige som trivielle mængder papirarbejde oven i hatten på foreningens aktiviteter. Det kan godt ende med at blive helt uoverskueligt til sidst, og for at give dig overblikket i denne kedelige proces og hjælpe dig gennem dokumentjunglen følger her 4 gode råd til, håndtering af dokumenter i din forening.

Hav foreningens filer på et drev – ikke på din harddisk

Allerførst skal du lige være obs på, at i en forening er det en stor hjælp for medlemmerne at kunne tilgå alle relevante papirer ét enkelt sted. Lad af den grund være med at lade mapper med foreningsdokumenter ligge på din egen computer og opret i stedet et fælles drev, alle medlemmer kan tilgå med et link. Dropbox og Google Drev er to gode løsninger til at lægge alle relevante papirer frem for foreningens medlemmer.

Begge tjenester giver dig mulighed for at bestemme redigeringsrettigheder for enkelte mapper – altså hvem der må redigere i indholdet i en mappe, og hvem der bare må se det. En fordel ved Google Drev er dets placering af mapper i rækker og kolonner modsat Dropbox, hvor alle mapperne ligger på en lodret streng, så du på Dropbox med mange mapper ofte er nødt til at scrolle langt for at finde en bestemt mappe. Med sin mere overskuelige placering giver Google Drev mulighed for at have lettilgængelige teammapper liggende med alle relevante papirer til det enkelte team, til kassereren eller til bestyrelsen, så de lynhurtigt kan klikke sig ind på de mapper og dokumenter, der er relevante for dem.

Lav faste regler for navngivning af mapper og filer

Mange har en tendens til at navngive dokumenter vilkårligt, når de lige i øjeblikket har besluttet sig for, at de vil lave et nyt dokument. Det ender så med et kaos af filer, hvor det er umuligt at vide, hvilke dokumenter er hvad. En løsning her er at indføre faste regler for, hvordan dokumenter navngives på drevet, som alle foreningens medlemmer skal følge. Hav fx en regel om, at alle dokumenter, der har at gøre med et bestemt projekt, skal navngives med projektet in mente, fx “BMødeMarts2019Bilag” eller “Fodbold2019ReglerFairFodbold”, hvor “BMødeMarts2019” og “Fodbold2019” er begyndelserne, der fortæller, hvilket projekt dokumenterne relaterer til, og at de skal lægges i hhv. Fodbold2019-mappen og mappen for bestyrelsesmødet i marts 2019. Undgå at bruge floaters (hvor du sætter “_” i starten af at filnavn) for at skubbe mapper eller dokumenter op i Dropbox, Google Drev eller på din egen computers oversigt over dokumenter. Det er en lappeløsning, der måske gør det nemt at finde en mappe, du ofte har i hænderne lige for tiden, men i det lange løb skaber det rod i dine dokumenter, for skubber du alt frem i rækken, er der ingen række mere, og så kan det være ligegyldigt.

Sortér i henkastede personoplysninger

Nu hvor du er godt i gang med at få styr på papirerne i din forening, kan du passende nok give dig selv en lille ekstraopgave: Ryd op i personoplysninger, der ligger og flyder på din computer eller på det drev, I bruger i jeres forening.

Siden maj 2018 har alle foreninger befundet sig i nye vande med persondataforordningens ikrafttræden. Fra at foreninger ikke måtte gemme visse oplysninger, der var private, må de nu i udgangspunktet ikke gemme nogen oplysninger om deres medlemmer, der ikke har noget med medlemmernes virke i foreningen at gøre. Det er virkelig træls at blive ramt på, at man ikke har et klart overblik over, hvilken information ligger hvor, og hvad ens forening gemmer af oplysninger om sine medlemmer. Så aftal i foreningen, hvor I smider personoplysninger hen, og at det kun er i de mapper, I har nogen som helst personoplysninger liggende.

Læs evt. nogle af MinForenings blogindlæg om persondataforordningen, hvis du er tvivl om, hvilke oplysninger du skal være obs på.

Gør det til en vane – ellers er det formålsløst

At skifte over til en ny måde at føre papirarbejde på og håndtering af dokumenter kræver vedholdenhed. Det skal blive til en vane, før det virker, og det bliver først en vane, når du konsekvent gør det. Hvis du ikke lægger dine kræfter i at gøre det til en vane, men har et mere afslappet forhold til din navngivning af mapper og filer, eller til om du gemmer ting på din egen harddisk eller på et drev på nettet, bliver det mere reglen end undtagelsen, at du arbejder systematisk. Du kan gøre det lettere for dig selv at skifte over til den nye vane ved at adskille al behandling af filer i foreningen fra kommunikationen mellem foreningens medlemmer, så du ikke sender beskeder i omløb samme sted, som du smider dine dokumenter.

Brug et drev til dokumenter, og brug en anden løsning til kommunikationen, fx MinForenings app.