Strukturer dine medlemmers dataoplysninger i Google Drev – nemt og bekvemt
Nu, hvor datatilsynet og Justitsministeriet har skærpet loven om persondataoplysninger, kan det være en god ide at få styr på medlemmers oplysninger.
Google Drev er en af mange cloudløsninger, du kan anvende til at få struktur i dine dokumenter. Da det er så nemt og overskueligt at oprette en mappestruktur, vil vi vise dig, hvordan du kan gøre. Om I er en lille forening eller en af de større spiller ingen rolle.
Kom godt i gang med Google Drev
Google Drev et sikkert sted til alle dine filer, og du har adgang til dem fra alle medier og platforme – PC, tablet og smartphone.
For at få adgang til Google Drev, er det nødvendigt, at du har en google mailadresse – gmail. Har du ikke en, er det meget let at oprette den.
Når den er oprettet, er drevet ikke langt væk. Du kan tilgå drevet fra din mailadresse – øverst til højre i apps menuen – eller du kan gå her.
Opret mappestruktur i dit Google Drev
Google Drev er, som mange andre online værktøjer, en løsning på at strukturere dine interne dokumenter i mappestrukturer.
Vi har oprettet en mappestruktur som inspiration til dig, som skal i gang med at strukturere din forenings interne dokumenter. Den kan se således ud:
Som billedet viser, er det overskueligt at oprette – du trykker bare på ”Ny”, og vælger enten ”mappe” (som vi har gjort), eller en af de andre muligheder, der er.
Samarbejde i Google Drev
Det er ikke kun nemt og bekvemt at oprette og anvende, men denne mulighed er også en overkommenlig måde at samarbejde med andre mulige bestyrelsesmedlemmer på, da det også kan deles. Der er selvfølgelig det minus, at jo flere, der har adgang til jeres Google Drev, jo flere har adgang til jeres medlemmers personlige oplysninger, som ikke er tillids-vækkende – men hellere svækkende. Derfor råder vi til, at det kun er de personer, der virkelig har brug for at have adgang til dokumenterne, som kan tilgå dem. Du behøver ej heller dele hele drevet med andre – du kan også vælge bestemte dokumenter eller mapper. På den måde vedvarer du dine medlemmers tillid, og har samtidigt dokumenterne, som datatilsynet kræver, at du har.
Højreklik på den mappe eller dokument, du vil dele.
HUSK: dokumenter alt – hvad du bruger de personlige oplysninger til og, at du har fået lov fra dine medlemmer at anvende deres oplysninger.
Vi har også lavet en skabelon, i forbindelse med den nødvendige dokumentation om personlige data oplysninger, som datatilsynet kræver. Du kan få denne skabelon, som du selvfølgelig skal tilrettelægge din forening, hvis bare du tilmelder dig vores nyhedsbrev.