Denne vejledning er til dig, der sidder i bestyrelsen eller er administrator i en forening. Du lærer, hvad GDPR betyder for foreningen, og hvordan webappen hjælper jer med at passe på medlemmernes data.
Vejledningen er ikke juridisk rådgivning. Er I i tvivl om reglerne, så spørg en jurist eller læs mere hos Datatilsynet.
Kort om GDPR
GDPR er EU’s regler om persondata. Foreningen har persondata om medlemmerne, for eksempel navne, adresser, kontaktoplysninger og betalinger.
Foreningen bestemmer, hvorfor og hvordan oplysningerne bliver brugt. Derfor er foreningen som regel dataansvarlig. Bestyrelsen har ansvaret for, at reglerne bliver overholdt.
De vigtigste regler er:
- Saml kun de oplysninger, I har brug for.
- Gem ikke oplysningerne længere end nødvendigt.
- Giv kun adgang til dem, der har brug for oplysningerne.
- Fortæl medlemmerne, hvad I bruger oplysningerne til.
- Medlemmerne har ret til at se deres oplysninger og få dem slettet. Der er dog undtagelser, for eksempel regnskab.
Sker der et brud på persondatasikkerheden, skal I som regel anmelde det til Datatilsynet uden unødig forsinkelse. Gør det så vidt muligt inden 72 timer, efter at I har opdaget bruddet. Er risikoen for medlemmerne høj, skal I også fortælle dem det. Skriv alle brud ned, også dem, I ikke anmelder.
Handler bruddet om data i løsningen, så skriv også til os på kontakt@minforening.dk.
Vi gemmer jeres data på servere hos Hetzner i Tyskland.
Fortæl medlemmerne om jeres datapolitik
En datapolitik fortæller medlemmerne, hvad foreningen bruger deres oplysninger til. Læg et link til jeres datapolitik i webappen.
- Klik på Indstillinger i menuen til venstre.
- Vælg fanen Generelt.
- Skriv linket til jeres datapolitik i feltet Datapolitik.
- Klik på Gem.
Når en ny person melder sig ind med et invitationslink, skal personen sætte flueben ved Godkend Datapolitik. Ordet Datapolitik er et link til jeres datapolitik. Har I ikke skrevet et link, viser webappen løsningens egen datapolitik. Den fortæller ikke, hvad jeres forening bruger oplysningerne til. Skriv derfor et link til jeres egen.
Læs mere om invitationslinks i vejledningen om tilmeldingsforløb.
Giv kun adgang til dem, der har brug for det
En administrator kan se alt i foreningen. Giv derfor kun administratorrollen til de personer, der har brug for den. Andre kan få en rolle med færre rettigheder.
Har jeres forening modulet Avancerede roller og tilladelser, kan I selv bestemme, hvad hver rolle må. Læs mere i vejledningen om roller og rettigheder.
Fjern rollen, når en person går ud af bestyrelsen eller stopper som træner.
Medlemmerne kan selv se deres data
Hvert medlem kan selv se sine oplysninger i webappen. Det sker på Min side under Min data.
- Klik på Min side.
- Vælg Min data.
- Vælg en fane, for eksempel Profil, Medlemskaber eller Betalinger.
Medlemmet kan hente oplysningerne fra fanerne som en fil med knappen Download JSON. Er medlemmet forælder eller værge, ser det også data om sine børn.
Under fanen Samtykker ser medlemmet, hvornår det har godkendt webappens datapolitik. Godkendelsen af foreningens egen datapolitik ved tilmeldingen står ikke her. Under fanen Dataadgangslog ser medlemmet, hvilke administratorer der har tilgået medlemmets persondata.
Beder et medlem om at se sine oplysninger, kan Min data hjælpe. Men foreningen skal stadig svare medlemmet. Svaret skal dække alle de oplysninger, foreningen har om medlemmet, også dem uden for webappen. Som regel skal I svare inden for en måned.
Når et medlem melder sig ud
Et medlem kan selv melde sig ud af foreningen på Min side under Min data.
- Klik på Meld ud under Meld dig ud af foreningen.
- Vælg Med det samme, Ved årsskiftet eller På en valgt dato.
- Klik på Bekræft udmeldelse.
Vinduet viser, hvad der sker. Medlemmet kommer ud af foreningens grupper og mister adgangen. Medlemmets abonnementer i foreningen stopper. Et familieabonnement, som andre stadig bruger, fortsætter. Betaler medlemmet for andre i familien, vælger det, hvem der skal betale fremover. Foreningens administratorer får besked.
Fjern et medlem fra foreningen
Melder et medlem sig ud på en anden måde, for eksempel på mail, kan du som administrator fjerne medlemmet fra foreningen.
- Klik på Medlemmer i menuen til venstre.
- Sæt flueben ved medlemmet.
- Klik på knappen med de tre prikker øverst.
- Vælg Slet fra foreningen. Vinduet Fjern medlem? åbner.
- Læs vinduet. Det viser medlemmets åbne betalinger og abonnementer.
- Klik på Fjern.
Har medlemmet aktive abonnementer, vælger du i vinduet, hvilke der skal stoppe. Betaler medlemmet for andre i familien, vælger du også, hvem der skal betale fremover. Har medlemmet åbne betalinger, kan knappen hedde Fjern alligevel.
Når et medlem er meldt ud eller fjernet, bliver personens konto i webappen ikke slettet. Foreningen kan stadig eksportere de udmeldte medlemmer med Eksportér udmeldte.
Medlemmerne kan slette deres konto
Et medlem kan selv slette sin konto på Min side under Min data med knappen Slet min konto.
Vinduet viser, hvad der bliver slettet, og hvad der bliver gemt. For eksempel bliver profil, adresser, beskeder og enheder slettet. Betalinger og fakturaer bliver gemt. Deltagelse i aktiviteter kan også blive gemt.
Medlemmet skal bekræfte to gange. Sletningen kan ikke fortrydes, og kontoen forsvinder fra alle foreninger. Nogle gange kan kontoen ikke slettes, for eksempel mens en betaling er i gang, eller hvis en administrator har begrænset sletning. Så viser vinduet en besked.
En forælder, der ser sit barns profil, kan ikke slette sin egen konto derfra. Forælderen skal først skifte tilbage til sin egen profil.
Moduler til GDPR og bestyrelsen
Nogle foreninger har moduler, der hjælper med GDPR og bestyrelsesarbejde. Du ser dem kun, hvis jeres forening har modulet.
GDPR-compliance
Har jeres forening modulet GDPR-compliance, står GDPR i menuen til venstre. Siden samler foreningens GDPR-arbejde i grupper, for eksempel Fortegnelser & data, Medlemmer & samtykke og Leverandører & aftaler.
Her kan I blandt andet føre en Behandlingsoversigt og sætte Opbevaringsregler. Under Indsigt (DSAR) håndterer I medlemmernes anmodninger om indsigt. Siden kræver adgang til GDPR. Det har administratorer.
Databrud (beta)
Har jeres forening modulet Brud på datasikkerheden, står Databrud i menuen. Modulet er i beta.
På fanen Databrud registrerer I et brud. Ved hvert brud ser I fristen for at anmelde det, og Overblik viser brud, der er over 72 timer. Skal bruddet anmeldes, klikker I på Markerér myndighed underrettet, når I har anmeldt det. Tilføj de berørte personer ved bruddet, og giv dem besked med Send notifikationer.
Bestyrelsesledelse
Har jeres forening modulet Bestyrelsesledelse, kan I oprette bestyrelsen i webappen. Kun administratorer kan oprette bestyrelsen.
- Klik på Indstillinger i menuen til venstre.
- Vælg fanen Bestyrelse og udvalg.
- Opret bestyrelsen med knappen under listen.
Bestyrelsen står derefter i menuen til venstre, som regel med sit navn. Den har sine egne faner, for eksempel til medlemmer, aktiviteter og beskeder.
Bestyrelsens tjekliste
Her er nogle ting, bestyrelsen kan gøre i webappen:
- Skriv et link til jeres datapolitik under Indstillinger.
- Giv kun administratorrollen til dem, der har brug for den.
- Fjern roller og medlemmer, som ikke længere skal være i foreningen.
- Eksporterer I medlemslisten, så gem filen et sikkert sted, og slet den efter brug.
- Deler I en fil med et link, så giv linket en udløbsdato eller en adgangskode.
- Vis ikke telefonnumre eller e-mailadresser på hjemmesiden, uden at personerne har sagt ja.
Du eksporterer medlemslisten med knappen med eksport-ikonet på siden Medlemmer. Vælg Eksporter medlemmer. Filen indeholder persondata.
Hjemmesiden og GDPR
Har jeres forening modulet Hjemmeside (CMS), gælder GDPR også for hjemmesiden.
Komponenten Gruppemedlemmer kan vise medlemmerne i en gruppe. Ifølge indstillingerne vises telefonnumre og e-mailadresser kun, hvis du vælger Vis telefon eller Vis email. Du kan også vælge Vis kun fornavn.
På fanen Cookie-samtykke sætter du et cookiebanner op for de besøgende.
Næste skridt
Nu ved du, hvordan webappen hjælper jer med GDPR. I den næste vejledning lærer du at bygge foreningens hjemmeside.