Det er en videnskab at kommunikere effektivt. Dels fordi der er talrige ting at tage stilling til. Fx hensigt, målgruppe, medie, timing, kropssprog, intonation, ordvalg osv. Dels fordi det at kommunikere effektivt trods alt er så vigtigt, at det berettiger kommunikation som videnskabelig disciplin.I foreninger giver effektiv kommunikation udbytte på flere fronter. For det første sikrer den, at alle menige medlemmer ved, hvad der går for sig i foreningen. Og alle frivillige ved, hvad de skal. For det andet skaber åben og medinddragende kommunikation rammerne for, at alle medlemmer kan byde ind med deres forslag til, hvad der kunne gavne foreningen. Dette indlæg vil omhandle tips til at kommunikere mere effektivt i foreninger.

Lad hensigt fremgå i et åbent forum

Kommunikation i foreningen, der har til hensigt at oplyse medlemmerne eller fordele arbejdsopgaver, skal hele tiden gives med hensigten for øje. Altså kommunikationens mål. Når du skriver rundt for at fortælle fx de frivillige, hvad deres roller er i et forestående event, skal du ikke fortabe dig i en masse om eventet, men være specifik om, hvad hver frivillig skal.

Selve kommunikationen skal ikke foregå envejs. Det er dårligt i virksomheder og endnu dårligere i foreninger, der jo bygger på fællesskab og frivillighed. Gør derfor altid opmærksom på, at alle frivillige og medlemmer altid kan byde ind med deres idéer, når noget bliver planlagt. Og at feedback altid er velkomment i planlægningen og udførelsen af arrangementer.

Anerkend feedback

Apropos feedback gælder det, at når nogen i foreningen har ris eller ros, de gerne vil give, skal modtageren af feedbacken lytte til, hvad der bliver sagt. Muligheden for som medlem at ytre sig på lige fod med alle andre medlemmer i foreningen bliver illusorisk, hvis man ikke føler, der bliver lyttet til én.

Ikke at modtageren af feedback behøver være enig i eller rette sig efter den feedback, der er givet. Men modtageren skal i hvert fald anerkende, at feedbacken er udtryk for et andet medlems holdning til, hvad der ville gavne foreningen.

Spil på flere medier – med god tone

Mennesker er forskellige i forhold til, med hvilke medier man når dem bedst. Hvor nogle har frameldt sig de sociale medier, læser andre ikke modtagne mails, og de kan derfor ikke modtage eller deltage i kommunikation ad den vej. Det udgør en væsentlig udfordring for foreningens bestyrelse og ledere.

Nogle kan lide at få skriftlig besked, for så har man jo altid beskeden at hive frem. Andre kan lide at få mundtlig besked. Her kan ansigt-til-ansigt-møder eller endda Skype-møder være et effektivt redskab til, at en projektleder kan tale med frivillige om opgaverne til et event.

Uanset om kommunikationen foregår skriftligt eller mundtligt, er det dog vigtigt at have den gode tone for øje – eller øre. Der er ingen grund til at befale noget af nogen, hvis du kan undgå det. Bedre er det at fremme en dialog, alle parter er glade for at deltage i, hvor hver ser frem til at løfte sine opgaver.